Takaakiです。
今年度も残すところ、3学期のみとなってきましたが
PTA活動は問題なく進められていますでしょうか？
これから卒業のシーズンになってくるので
様々な催し物やイベントのための打ち合わせが増えてきている頃だと思います。
そこで今回は、PTAでの会議や打ち合わせをスマートに行うコツをまとめてみました。
どんどんスマートフォンを活用しましょう。
何についての打ち合わせなのか？を事前にはっきりとさせる
打ち合わせをしていると、少しのきっかけで話が横道にそれてしまいます。
これをある程度防ぐには、事前に議題を共有しておく必要があります。
議題が具体的であればあるほど、決定も早くなります。
曖昧な状態で、「とりあえず打ち合わせ」を行うと、時間のロスにつながってしまいます。
情報の共有には、スマートフォンを活用するといいですね！！
打ち合わせの終了時間を決める
これは、当たり前のことのようですが
終了時間が設定されていないことが、ダラダラと長い打ち合わせの原因になってしまいます。
終了時間を設定していると、時間が迫ってくることで自然に決定を早めることができます。
また、会議が終わったら主催者の方は、会議の終了をしっかりと宣言しましょう。
こうすることで、残りたい人は残って、帰りたい人は気軽に帰れる、という状況ができます。
集まって話し合う必要があることなのかどうか判断する
配布物がある場合などは、どうしても集まる必要がありますが
ちょっとした内容だけであれば、LINEなどを利用して
グループトークだけで済ませてしまいましょう。
写真を送ったり、動画を送ったりすることで、さらに深い内容の会議も可能です！
どこにいても、打ち合わせができるのでPTAの皆様にはぴったりではないでしょうか。
まとめ
まずは、会議の回数そのものを減らすところからはじめましょう。
LINEなどで済ますことができる内容は、意外と多いです。
LINEなどで打ち合わせを行う時も、終了時間を設定すること忘れないでください。
