こんにちは。Yataroです。
「Enjoy PTA‼︎!」を運営しているオフィスアンズ合同会社では「PR」を担当しています。みなさまのPTA活動のお役に立ててもらえるよう発信していきますので、よろしくお願いいたします。
「PTA活動をもっとラクにできたらいいのに・・・」
おそらくPTA活動をされている方は、誰もがそう感じているのではないでしょうか。
実はPTA活動をラクにしてる学校って存在するのです！
実際に、阪神南地域ビジョン委員会様が主催されている「PTAアワード兵庫2021」では、兵庫県を中心とした数多くの学校がPTA活動の改善に取り組まれていました。
ぜひ「Enjoy PTA‼︎!」で各学校の取り組みを紹介させていただきたいとご相談したところ、快く承諾をいただき、今回の記事となりました。
この記事を読み終えた後、みなさまのPTA活動の参考として取り入れていただければ、これほど嬉しいことはありません。ぜひ最後まで読んでみてくださいね。
〜ご協力団体様のご紹介〜
阪神南地域ビジョン委員会
2040年頃を展望し、「将来こんな地域に住んでいたい」という市民の夢と、それを実現するための取り組みを行動指針としてまとめた「阪神市民文化社会ビジョン」。
その実現に向け、企画や実践活動を行われています。
詳しい取り組みはFacebookでも紹介されています。
https://www.facebook.com/minamivision/
PTAアワード兵庫2021
2021年2月23日に開催された、兵庫県を中心としたPTA改革の取り組みを紹介するオンラインミーティング。
全国からおよそ150名が参加され、兵庫県内のPTAの皆さまから29事例が紹介されました。
今回は29事例の中から、神戸市立成徳小学校様のPTA活動の改善例を紹介し、3つのポイントにわけて説明していきます。
PTAアワード兵庫2021で発表された資料より、一部引用させていただいております。引用部分は原文のまま記載しています。
目次
・オンラインストレージって何？
・PTA活動にオンラインストレージを導入した理由
・オンラインストレージ導入による4つのメリット
・まとめ
オンラインストレージって何？
まずは、オンラインストレージについて説明します。
オンラインストレージとは・・・
インターネット上にデータを保管するサービス。
複数のパソコンやモバイル端末からデータにアクセスでき、複数人で共有して、リアルタイムで閲覧・編集ができます。
具体的には、DropBoxやGoogleドライブなど、オンライン上のデータ保管ツールのことで、リモートワークの拡大で耳にする機会も増えたのではないでしょうか。
神戸市立成徳小学校はオンラインストレージを導入することで、PTA活動を改善されていきました。
PTA活動にオンラインストレージを導入した理由
なぜ成徳小学校のPさんが、DropBox・Googleドライブなどのオンラインストレージを導入しようと思われたのでしょうか。
過去の資料が紙ベースや個人作成データだった。その為、一から作り直しをしたりデータをメールでやりとり、USBで手渡しなど、着手・作成までに時間がかかっていた。また、一人で抱え込むことも多かった。
せっかく前任者の方が苦労して作った資料も、1から作り直すとなると、膨大な時間と手間がかかってしまいます。そんなサイクルを繰り返していると、どんどんPTA活動のモチベーションも下がり、億劫になってしまいますよね。
「一人で抱え込む」PTA活動から、「協力して取り組む」PTA 活動に改善するための、オンラインストレージの導入だったのではないでしょうか。
オンラインストレージ導入による4つのメリット
1.個々のタイミングに合わせて、編集・確認ができた。
オンラインストレージのメリットは、なんと言ってもどこでも作業ができること。多忙な仕事や日常の時間を割いて、全員が集まることは至難の業ですよね。
個々の時間を大事にしながら効率良く作業を進めることは、PTA活動をラクにするために重要なことです。
2.全員が進捗を確認でき、フォローしあえる。
インターネット上で同じファイルを利用できるので、メールの送受信などの手間もなくなります。例えばテレビ会議をしながら、手分けして作業することもできるので効率的。資料作成に一人で悩む時間も省けますね。
3.アンケート結果も全て印刷して配布していたものを抜粋のみにし、配布資料に全てのアンケート結果のリンクQRコードをつけることで、印刷作業の軽減となった。
学校の状況によりますが、「コピー1枚〇〇円」という設定だと、使えば使うほどお金がかかってしまいます。最終、紙の資料は用が済めばゴミ箱へ・・・
もちろん紙の資料が必要な場面はありますが、QRコードをスマホから読み取ると、紙も不要で印刷する手間も省け、コストも削減のいいことづくし。QRコードは、特許使用料が発生しないため、誰でも発行が可能です。モバイル端末で問題なく読み取ってくれるので、専用機器を必要としない点も使いやすさの一つです。
4.次年度へのデータベースになり、過去の動きを伝えやすくなった。
弊社でも、広報誌を制作する中で、前任者からの引き継ぎがうまくできない、というお悩みをお聞きします。資料が紙の場合だと、紛失してしまうと引き継ぎもできなくなってしまいます。
オンラインストレージのGoogleドライブは、「Googleドキュメント」という文章作成ツールがあります。例えば、そのツールを使いPTA活動のマニュアルを作成すれば、代々引き継ぎが可能です。また、PTA活動で受け取ったさまざまな情報をクラウド上に保管しておけば確認もしやすくなりますね。
まとめ
・オンラインストレージとは
DropBoxやGoogleドライブなど、オンライン上の保管ツールのこと
・PTA 活動にオンラインストレージを導入した理由
過去の資料が紙ベース中心だったため、引き継ぎに一苦労。改善のため、オンラインストレージの導入を試みる。
・オンラインストレージ導入による4つのメリット
1.個々のタイミングに合わせて資料の編集・確認ができるようになった
2.一人で抱え込まず、全員でフォローし合える体制を構築できた
3.QRコードの利用で、印刷作業・費用の軽減につながった
4.データベースになるため、次年度の引き継ぎがラクになった
いかがでしたでしょうか。
PTA活動にオンラインストレージのツールを導入することで、時間節約、作業の効率化、経費削減につながることがわかりました。
今回の神戸市立成徳小学校PTAの改善例は、全国のPTA活動の参考になるのではないでしょうか。
記事制作にご協力いただいた阪神南地域ビジョン委員会様、本当にありがとうございました。
それでは、次回もお楽しみに！
