Takaakiです。
オフィスアンズでは、WEB関連の業務を担当しています。
PTAの役職は学校によって異なりますが、会長や副会長のように共通している役職もあります。
ほとんどの学校では、書記の役職もあるでしょう。
PTA書記委員の仕事内容は、基本的に議事録などの文書の作成になります。
そこで書記委員になった方のために
どのようなスキルがあると役立つのか、といったことや
忙しい時期に向けての対策などをまとめてみました。
パソコンを使えるようになろう。
今では手書きで文書を作成することはあまりなく、ほとんどの資料はパソコンで作成します。
そのためパソコンの使用経験が乏しいと、辛い場合があります。
しかし、書記の仕事の忙しさは時期によって変わるので
余裕がある時期にパソコンの勉強をしておけば、乗り切りやすくなります。
代表的な文書作成ソフトといえばWordですが
Googleドキュメントなどを使っても良いでしょう。
6月・7月ごろは、忙しくなります。
一般的に書記委員が忙しくなる時期は、6月・7月ごろです。
毎月開催される役員会に出席するのは勿論ですが、その他にも仕事が発生することが多いです。
例えばこの時期に、運動会に向けての話し合いを始める学校が少なくありません。
また気温が上がり始めるので、食中毒が発生しないように
給食の安全について議論するケースもよくあります。
プール開きについても同様です。
夏にかけて、多くの変化がある時期なので、それに対応するための会議が多くなるのです。
もしも出席できない会議があれば、出席者にお願いして
スマートフォンなどで会議の内容を録音してもらいましょう。
こうすることで後日でも、文字に起こして議事録を作成することができます。
まとめ
PTA書記委員はその議事録を記録したり、決定したことを文書化したりすることが
主な仕事になります。
もちろん、全ての会議に出席して議事録を作成できれば良いのですが
会議の出席にこだわりすぎても窮屈になってしまうので、どんどん録音を活用しましょう。
オフィスアンズは、PTAのみなさんを応援しています。
