Takaakiです。
Office unsでは、Web関連の業務を担当しています。
PTAでは、書記担当の方が議事録を書きますよね。
その日の会議の内容をまとめる仕事ですが
「なかなか上手くできない」
「長くなりすぎてしまう」
という方も多いのではないでしょうか。
今回は議事録のコツについてお話しします。
コツ1.会議を録音しておく。
家で、いざ議事録を書こうと思っても
会議の内容を全て思い出すことは難しいですよね。
会議でメモを取るとしても、限界がありますし、かなりの集中力を使います。
そんな時は、会議の内容を録音しておくことをおすすめします。
最近は、スマートフォンを使えば簡単に高音質の録音が可能になりました。
録音アプリは、はじめからインストールされている場合が多いので
一度使ってみて、使用方法を覚えておきましょう！
コツ2.重要なポイントだけ書く。
会議といっても、参加者全員が終始集中している訳ではないですね。
別の話題に移ったり、会議とはあまり関連のない話になることがあります。
そういった部分は、特に記録する必要がありません。
あまり、完璧さを求めずに短くまとめることを重視しましょう！
議事録が長くなり過ぎないように書くことで
労力が減るだけでなく、読む側も読みやすくなります。
コツ3.資料を集める。
会議用に用意された資料があると、議事録を書く時に役立ちます。
担当の人から預かってコピーしておきましょう。
資料がデータの場合は、メールなどで受け取ります。
具体的な数字や進捗状況などは、音で聞き取るよりも資料に目を通したほうが早い場合があります。
録音データと資料を駆使して、読みやすい議事録づくりを目指しましょう。
まとめ
様々なツールを使って、議事録づくりをシンプルにしましょう。
議事録をプリントする場合は、コンビニでのプリントという選択肢もあります。
コンビニのプリンターを活用しよう！
上記の記事を参考にコンビニのプリンターも使ってみるのも良いかもしれません。
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